Privacyverklaring

Met de komst van de AVG-wet is Kindervakantiewerk Linne (KVW Linne) verplicht een privacy beleid te vermelden. Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming ingetreden. Dit is een nieuwe wet waaraan ook verenigingen en stichtingen gebonden zijn, dus ook KVW Linne. Vooropgesteld willen wij te allen tijde voldoen aan wet en regelgeving, maar wij zijn een organisatie met alleen maar vrijwilligers die zich primair inzetten voor het zomerprogramma voor de kinderen. Binnen de kaders van deze wetgeving is met name transparantie over wat we doen met gegevens erg belangrijk. 

Dit brengt met zich mee dat:

• Wij uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy beleid;
• Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Wij vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Wij op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Gebruik van persoonlijke gegevens

Bij de opgave van uw kind(eren) aan kindervakantiewerk vult u bepaalde gegevens in. Deze gegevens worden onder andere gebruikt bij het indelen van de KVW-groepen. Deze gegevens zullen nooit aan derden worden verstrekt, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.

Het bestuur van KVW Linne heeft de beschikking over de mogelijkheid om persoonsgegevens in te zien. Zij dienen zich te houden aan geheimhoudingsplicht. Alle persoonsgegevens zijn digitaal versleuteld met een gebruikersnaam en wachtwoord, die alleen in het bezit zijn van het bestuur. Ook hier geldt de geheimhoudingsplicht. Zodra de samenstelling van het bestuur wijzigt, blijft de gebruikersnaam hetzelfde en zal het wachtwoord worden aangepast. Het bestuur is zich bewust van de AVG-wet en draagt dit

beleid zoveel mogelijk uit naar zijn vrijwilligers. Het bestuur heeft een gedragscode gegevensbescherming getekend. Deze wordt digitaal bewaard.

Tijdens kindervakantiewerk hebben de groepsleiders van uw kind(eren) beschikking over een namenlijst met eventuele bijzonderheden. Denk aan kinderen met bijzonder gedrag, medicatie of allergieën. Zij zijn niet in het bezit van uw persoonlijke gegevens zoals adres en telefoonnummer. Het bestuur heeft wel toegang tot deze gegevens.

Indien de groepsleider het nodig acht om tijdens- of na afloop van kindervakantiewerk contact met u op te nemen, gaat dit via het bestuur. Andersom gaat dit ook zo. Wilt u contact opnemen met een groepsleider, dan neemt u contact op met het bestuur.

Ook de EHBO-ers kunnen een beroep op het bestuur doen indien zij gegevens van ouders of het kind (geboortedatum) nodig hebben in het geval van een calamiteit. We zullen eerst deskundige hulp inschakelen alvorens we u bellen.

Foto’s en media

Tijdens kindervakantiewerk worden foto- en filmopnames gemaakt. Dit gebeurt o.a. door fotografen die een verwerkingsovereenkomst hebben getekend. Naast de foto’s gedurende de activiteiten tijdens de week, zal er ook een teamfoto gemaakt worden.

Deze foto’s en filmpjes kunnen op de website en de social media kanalen van Kindervakantiewerk Linne geplaatst worden. Door uw kind deel te laten nemen aan kindervakantiewerk Linne, stemt u automatisch in met het fotobeleid. Betrokkenheid bij Kindervakantiewerk Linne (als jeugdige deelnemer, als vrijwilliger of als bezoeker) zorgt er onherroepelijk voor dat de kans aanwezig is dat de deelnemer, vrijwilliger of bezoeker op foto of video wordt vastgelegd.

Schonen en vernietiging van gegevens

De informatie van het digitaal opgaveformulier voor deelnemers en voor vrijwilligers zal gedurende de periode van max. 1 jaar bewaard worden na laatste deelname aan kindervakantiewerk Linne, ten behoeve van het aanvragen van subsidie bij de gemeente en om de ouders van deelnemende kinderen het eerstvolgende jaar weer aan te schrijven. De gegevens van de sponsoren worden gedurende de periode van max. 1 jaar bewaard na laatste sponsordeelname aan kindervakantiewerk Linne, ten behoeve van het versturen van het bedankje en het benaderen voor sponsoring het jaar na deelname.

Papieren deelnemers- en vrijwilligerslijsten worden vernietigd na afloop van de kindervakantiewerk-week. Het bestuur print de deelnemers- en vrijwilligerslijsten uit en zorgt voor een fysieke vernietiging hiervan na afloop van de activiteit. Digitale bestanden worden tot max. 1 jaar na datum van uitvoering nog bewaard in onze archieven. Het bestuur ziet hierop toe. Dit geldt ook voor de digitale bestanden die mogelijk op privé pc’s achterblijven. Beeldmateriaal wordt opgenomen in de archieven van KVW voor het nageslacht en voor jubilea activiteiten van de stichting.

Melding van data issues en data lekken

Het bestuur van Jeugd- en Jongerenwerk Linne zijn de binnen de stichting aangewezen personen om een datacalamiteit of schending van AVG wetgeving te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De bestuursverantwoordelijke van KVW Linne is binnen de werkgroep eerste aanspreekpunt voor de administratie van gegevens van vrijwilligers en deelnemers. De bestuursverantwoordelijke Sponsoring is binnen de stichting eerste aanspreekpunt voor administratie van gegevens van sponsoren. Beiden leggen tijdens de bestuursvergadering verantwoording af aan de overige bestuursleden in geval van calamiteiten en issues. Hier wordt verslag van gemaakt. Betrokkenen worden in kennis gesteld van eventuele datalekken. Via welk kanaal wij communiceren ligt aan de ernst en impact van een mogelijk voorkomen hiervan. Dit bepalen wij in onderling overleg op het moment van optreden.

Overige informatie

De nieuwe AVG-wet brengt een aantal rechten met zich mee. U kunt met ons contact opnemen om hier gebruik van te maken. U heeft het recht op:

– inzage 

– rectificatie 

– vergetelheid 

– beperking van werking 

– kennisgevingsplicht 

– overdraagbaarheid van gegevens naar u 

– bezwaar

U heeft het recht om alle gegeven toestemmingen op elk moment in te trekken. Dit kunt u schriftelijk kenbaar maken door een mail te sturen naar: Info@kvwlinne.nl. 

Ook met vragen en/of klachten op het gebied van gegevensverwerking of privacy kunt u contact opnemen met Kindervakantiewerk Linne via info@kvwlinne.nl.